La méthode Metaplan® a été développée par l’entreprise Metaplan et correspond à un standard dans le domaine des méthodes d’analyse de problèmes. Cette méthode est souvent aussi associée à l’utilisation extensive d’outils visuelles comme les Post-it ® ou les panneaux d’affichages. Cette méthode est adaptée à trouver rapidement (en général en un jour) une vision partagée d’un problème et à définir un plan d’action correctives.
Processus
Une analyse Metaplan® est réalisée en général en suivant les étapes suivantes :
Un critère important pour la réussite de la méthode est la participation active de tous les acteurs concernés pendent environ un jour. Une telle analyse peut être réalisée avec environ 5 à 20 participants.
1re étape : Découvrir le problème
La première étape consiste à définir la situation actuelle et souhaitée du problème. Il s’agit donc d’expliquer aux participants pourquoi la situation n’est pas satisfaisante et dans quelle direction elle devrait se développer. Le but de cette étape est de mettre tout le monde d’accord sur le besoin d’agir.
2e étape : Recherche des opportunités
Dans la deuxième étape, chaque participant identifie aux moins 5 à 7 opportunités liées à la problématique. Une opportunité est un aspect de la problématique qui ne fonctionne pas d’une manière optimale et qui devrait être améliorée. Le participant note chaque opportunité sur un Post-it®, les explique d’une manière synthétique aux autres participants et les place sur un panneau d’affichage. Il est important que chaque participant réalise cette tâche d’une manière individuelle et sans aucune contrainte sur le choix des opportunités. Il est également important de se focaliser seulement sur les opportunités (problèmes) et pas déjà sur les solutions.
3e étape : Regroupement des opportunités (clusterisation)
Ensuite, après avoir placé et expliqués toutes les opportunités sur le panneau, il s’agit de les regrouper autour des sous-problèmes qui résument les opportunités affichées sur le panneau. Cette tâche de synthèse est réalisée d’une manière collective et elle définit donc les sujets (sous-problèmes) pour lesquels des solutions doivent être trouvées.
4e étape : Si nécessaire choix des classes d’opportunités
Dans le cas d’un grand nombre de sous-problèmes, il est nécessaire de faire un choix en fonction de leur impact sur le problème de base et l’effort de mise en place (en argent et en temps). Ce choix peut être fait en donnent à chaque participant un certain nombre de votes (< nombre de sous-problèmes) pour identifier les sous-problèmes, qui ont selon eux un impact élevé sur le problème de base et qui sont faciles à mettre en place. Ensuite, les sous-problèmes sont choisis en priorisant ceux qui ont le produit le plus élevée des votes par critère (nombre de votes « impact élevé » x nombre de votes « peu d’effort »).
5e étape : Recherche des causes racines
Dans la première partie de l’étape 5, des groupes de travail sont formés par sous-problème prioritaire pour identifier ses causes racines. Par sous-problème, il ne devrait pas avoir plus que 2 à 3 causes racines. Ensuite, dans la deuxième partie, les causes racines des différents sous-problèmes sont comparés et un choix est fait sur les causes racines essentielles. Ce choix devrait représenter la compréhension collective du groupe d’analyse du problème de base.
6e étape : Définition des actions correctives
Finalement, dans la dernière étape de la démarche, des groupes de travail sont formées par cause racine essentielle pour définir des actions correctives. Dans cette étape, des objectifs sont également formulés au niveau des délais pour la réalisation des solutions.
Résumé
La méthode Metaplan® est l’outil idéal pour démarrer un projet d’amélioration. Elle permet de créer une vision partagée de la problématique et des actions à entreprendre pour améliorer la situation. Comme dans le cas des méthodes de résolution de problèmes, l’application d’une telle méthode améliore la coordination entre les différents fonctions et services d’une entreprise.
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